Aquellos que se dedican al rubro comercial, cualquiera sea el sector al que pertenezcan, deben dejar asentadas todas las operaciones financieras que realizan durante un determinado periodo en un cuaderno que se conoce a nivel general con el nombre de libro contable.

Por exigencias legales, este material que obliga y permite llevar un registro de los movimientos mercantiles y reflejar de modo exacto la realidad de una empresa a nivel económico debe ser conservado, al menos, por entre seis y diez años (los plazos varían de acuerdo a cada país) para exhibirlo junto a la documentación que dé respaldo a las anotaciones en caso de que sea solicitado por alguna autoridad u organismo.

Si bien este instrumento recibe el nombre genérico de libro contable, cuando se profundiza al respecto es posible comprobar que no existe un único tipo de libro contable ya que hay algunos que son obligatorios y otros que no lo son, además de haberse creado con diversos fines.

Ahora bien, ¿cuáles son esas variantes? En primer lugar, hay que mencionar al libro diario, aquel que se completa con información que se conoce como asiento y apunta a describir y a ordenar de modo cronológico todas las operaciones que se llevan a cabo en el contexto empresarial y que repercuten sobre su realidad económica.

También existe el denominado libro mayor, el cual requiere datos del libro diario para clasificarlos por cuentas. Asimismo, hay libros de balances (los cuales resultan útiles para evaluar el estado patrimonial de la compañía durante un periodo específico) y libros auxiliares (conjunto que nuclea al libro de compra y venta y al libro de caja americano).